YİYECEK İÇECEK İŞLETMELERİNDE MALİYET KONTROL SÜRECİ

Her aşamada hijyen nasıl sağlanıyorsa, maliyet kontrolünüde sağlamak gerekir. Maliyet kontrolünün her bir aşamasının kendi içinde süreci vardır. Satın alma süreci, teslim alma süreci, depolama süreci vb. Bu süreçlerle ilerleme sağlanırsa giderler kontrol altına alınabilir. Yönetici her aşamada kontrol sağlamakla yükümlüdür ve bunu çeşitli formlarla yazışmalarla sağlayabilir.Her aşamada kontrol mekanizmasının kullanıldığı bir süreç olmalıdır maliyet kontrol süreci.Mutfağa iyi malzeme gelirse, aşçıdan iyi yemek performansı bekleyebiliriz. Bozuk çürük malzeme satın alınırsa aşçıdan mükemmeli bir performans beklenemez.Dolayısıyla her aşamada kontrol olmalıdır.

Günümüzde işletmeler, varlıklarını sürdürebilmek ve hedeflerini gerçekleştirebilmek için, satışlarını arttırmanın yanı sıra maliyetlerini de etkin bir biçimde kontrol altında tutmak zorundadır.

Yiyecek-içecek maliyet kontrolünün uygulanabilmesi, öncelikle bölümde çalışan personelin iyi biçimde eğitilmesine bağlıdır. Diğer önemli husus ise, maliyet kontrol sisteminin sistematik bir biçimde uygulanmasıdır. Bu sistematik süreç, menü planlamasıyla başlar, satın alma, teslim alma, depolama-stoklama, malzeme çıkarma, porsiyonlama – pişirme – üretime hazırlık, üretim ve servisle son bulur.

Maliyet kontrolü olmaksızın yapılacak bir yiyecek-içecek üretimi ile istenilen amaçlara ulaşılamayacağı kabul görmüştür. Bu yüzden hemen her yiyecek içecek işletmesi, özelliklerine uygun bir maliyet kontrol yöntemini uygulayarak rekabet üstünlüğü sağlamaya çalışmaktadırlar. Ancak yiyecek-içecek maliyet kontrolünün çok masraflı bir süreç olması, konuyla ilgili uzman personel bulunmasının zorluğu vb. sebeplerle, birçok küçük ölçekli işletme, maliyet kontrolü uygulayamamakta ve diğer işletmelere karşı rekabet edememektedir.

Yiyecek ve içecek ürünlerinin tüketimindeki karmaşıklığın yanında, raflarda beklerken değişikliğe uğraması, bozulması, dayanıksız olması, fire vermesi ve çürüyüp atılması söz konusudur. Bu olumsuzlukları önleyebilmek için, “yiyecek-içecek döngüsü” adı da verilen yiyecek-içecek kontrol sürecinin etkin biçimde uygulanması gerekmektedir.

Satıcıyı tedarikçiyi iyi seçmek gerekir. Fiyat, maliyet, miktar kontrolü yapmak gerekir. Bu kontroller formlarla yapılabilir, kriterler forma yazılır ürün alırken o forma bakılır. Örneğin forma maydanoz için sararmamış pörsümemiş kriteri konursa malzeme alırken forma bakarak satın almayı gerçekleştiririz. Satın almada iyi temiz kaliteli malzeme alınarak maliyet kontrolü gerçekleştirilebilir.

Diğer taraftan maliyetle ilgili piyasa araştırması yapmak gerekir. Miktar kontrolü yaparken o alınan miktara verilen fiyat değer mi diye fiyat maliyet karşılaştırması yapılabilir.

Satın almada kritik olan evrak (form) şef de satın almada ve teslim almada da olmalıdır. Araya üçüncü kişi girip kontrol etmelidir.

SATIN ALMA

Kaliteli Ürünü Almak: Ürünün uygun kalitede olması satın almanın amaçlarından biridir. Ancak malın kalitesini belirlerken fiyatının da göz önünde bulundurulması gerekir.

Uygun Fiyatla Almak: Satın alma elemanı kaliteli bir malı en uygun fiyatla almaktan sorumludur. Uygun Fiyatla Almak: Satın alma elemanı kaliteli bir malı en uygun fiyatla almaktan sorumludur.

Tam Anında Satın Alma: Malzeme tam zamanında satın alınmalıdır. Eğer erken alınırsa kalitede bir azalma, envanterde gereksiz bir fazlalık olabilecektir. Geç kalındığında ise üretim yapılamayacağı için müşteri tatminsizliği söz konusu olabilir.

TESLİM ALMA

Daha önceden siparişleri verilmiş yiyecek ve içecek malzemelerinin işletmeye getirildikten sonra sayılarak, ölçülerek, tartılarak teslim alınması anlamına gelmektedir. Teslim almada formlarla kontrol sağlanmalıdır. Formlarda 3 kriter vardır: kalite, miktar ve maliyet. Teslim alındıktan sonra malzeme depolara gönderilir. Acileyeti varsa doğrudan mutfağa gönderilir.

DEPOLAMA

Depo bir şeyin korunmak, saklanmak ve gerektiğinde kullanılmak için konduğu yerlere depo denir. Depolama, yiyecek ve içecek malzemelerinin kullanılacağı ana kadar bozulma, kırılma, çürüme gibi zarar ve kayıpları önlemek amacıyla, özelliklerine göre farklı fiziksel koşullarda korunmasıdır. Depolamada asıl amaç, hırsızlık, ufak tefek kayıplar ve bozulmalardan dolayı oluşabilecek zararları engellemektir. Bu amaçla çoğu işletmede, pahalı malları yalnızca sorumlu yöneticinin girebileceği kilitli depolarda, diğer mallar ise kilitsiz depolarda saklar. Örneğin bazı büyük otellerin soğuk depolarında meyve, sebze dolabına her mutfak personeli girebilirken şarküteri dolapları genelde kilitlidir ve anahtarı aşçıbaşı yardımcısı veya görevlendirilen bir kişide bulunur. Depolamanın da işletmeye enerji vb. maliyeti vardır. Ürün depoda kaldıkça maliyet artar, depoda çürüme bozulma olursa maliyet dahada artar.

DEPODAN ÇIKIŞ

Depodan mal çıkarma (üretime/satışa sevk) eylemi, otel işletmelerinde mutfak, restoran ve bar gibi birimlerin, yiyecek ve içeceklerle ilgili talep etmiş oldukları ürünlerin bir tutanakla yetkili kişilere dağıtılmasıdır

Yiyecek-içecek malzemelerinin depodan üretime gönderilmesinde, stok değerleme yöntemlerinden birisini uygulamaktadır. Bunlar; ilk giren-ilk çıkar (FIFO) yöntemi, son giren-ilk çıkar (LİFO) yöntemi, ortalama değer yöntemi ve en son piyasa değeri ile değerleme yöntemidir . Bu yöntemlerden, uygulamada en çok FIFO yönteminin tercih edildiği gözlenmektedir.

ÜRETİM

Otel işletmelerinin müşteri memnuniyetini arttırabilmesi, ürün kalitesini geliştirebilmesi ve devamlılığını sağlayabilmesi için, üretimi sürekli kontrol altında tutması gerekmektedir. Üretim kontrolünün, yiyecek-içecek maliyet kontrol süreci içerisinde yer alan işlemlerden en karmaşık ve en fazla dikkat edilmesi gereken işlem olduğu söylenebilir.

Yiyecek malzemeleri için üretim kontrol aşaması; satış tahminlerinin yapılması, menü planlaması, mutfak denemelerinin yapılarak standart ürünler elde edilmesi, standart reçetelerin kullanılması ve porsiyon kontrolünün uygulanması olmak üzere beş safha halinde uygulanabilmektedir. Böylece yiyecekler için üretim kontrolü, hangi yiyeceklerin ne zaman, ne miktarda satın alınması gerektiği konularında işletme yönetimine yardımcı olmak suretiyle maliyetlerin kontrolünde önemli bir işlevi yerine getirir.

SERVİS

Restaurantlar da ve otel işletmelerinde en önemli konulardan biri de servistir. İşletmeyle müşteri arasında doğrudan iletişimin olduğu servis sırasında müşteri memnuniyetini sağlayıp müşteri kafasında iyi bir imaj oluşması konusunda çok önemlidir. Bir servis öncesinde hazırlık işlemlerini backround ve salon hazırlık olarak ikiye ayrılabilir. Backround hazırlıkları esnasında gerekli olabilecek tüm servis ekipmanlarının temizlenip düzenlenerek istiflenmesi akla gelirken salon hazırlıklarında ise salonun servise açılmasıyla birlikte misafirlerin , masalarında, büfelerde veya hatta servantlar da ihtiyaç duyulacak malzemelerin servis kurallarına uygun bir şekilde yerleştirilmesi akla gelir.

Aşçı mükemmel yemek yapmış olabilir ama servis personeli güler yüzlü değilse sorun tatmin edici yemek deneyimini olumsuz etkiler. Atmosfer ve ambiyansın oluşturulamaması da sorundur olumsuz etkiler. Maliyet kontrol sürecinde servis gerçekten önemli bir aşamadır.